Combinar correspondencia en WORD y enviar por correo electrónico

COMO COMBINAR UNA CARTA CON WORD Y ENVIARLO POR CORREO ELECTRÓNICO

En este caso vamos a partir de una carta que queremos entregar a nuestros clientes de forma personalizada y enviarla a todos los contactos que seleccionemos de nuestro correo electrónico.

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En la cinta de opciones de MSWORD seleccionamos la pestaña de "Iniciar combinación de correspondencia". Como podemos ver existen varias opciones, en este caso seleccionaremos Mensaje de correo electrónico y se nos generará un nuevo documento en blanco para que empecemos a escribir nuestro texto. En el caso de tener una carta tipo escrita, primero la abrimos y después seleccionamos Iniciar correspondencia para añadir posteriormente los campos personalizados ( pero eso lo explico más adelante ).

También desde aquí podemos hacer la combinación con otros formatos, sobres, etiquetas, etc.

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Una vez hemos redactado la carta tenemos que añadir los campos combinados, para ello el siguiente paso es seleccionar los destinatarios a los que queremos enviar la carta personalizada y añadir los campos en el lugar que queramos que aparezcan.

Si hacemos clic sobre la opción " Seleccionar destinatario " se nos presentan tres opciones.

1. Escribir nueva lista: Lo cual nos permite crear una nueva base de datos personalizada, seleccionando los campos que queremos rellenar y el orden de entrada.
2. Usar una lista existente, seleccionaríamos una lista de contactos ya creada anteriormente desde word, access, etc.
3. Seleccionar de los contactos de Outlook, que nos dará opción a seleccionar los contactos de nuestra agenda de Outlook.

Sí seleccionamos:

Escribir una nueva lista de destinatarios:

Se nos abre un panel como el de la foto, donde en la parte derecha podemos ver una lista de campos que podemos personalizar, ordenar, eliminar y añadir en función de nuestras necesidades. En la parte izquierda iríamos rellenando los campos que hemos definido, cada línea corresponde a un contacto ( registro ).

 

Usar una lista existente:

Lo que haríamos sería cargar una lista de contactos existente y podríamos verlos, añadir campos nuevos, eliminarlos, re-ordenar, etc. ( es aconsejable que si vas a modificar una lista de contactos existente hagas una copia de la original antes de modificarla ) 

Seleccionar contactos de Outlook:

Si seleccionamos esta opción se nos abrirá una ventana parecida a esta donde se nos presentarán los diferentes grupos de contactos que tenemos en Outlook según nuestras cuentas de correo. Se trataría de seleccionar la lista que queremos y botón siguiente.

Si seleccionamos la opción contactos de correo electrónico se nos abre un panel donde nos permite seleccionar los destinatarios a los que queremos enviar la carta personalizada, tan sólo hay que marcar los que queremos, por defecto vienen todos marcados. Esta lista de contactos se puede filtra, ordenar, etc. lo que no se puede hacer desde aquí es editar los contactos que deberemos de hacerlo desde Outlook.

Vamos a configurar los campos de la carta:

Hemos creado nuestra base de datos por alguno de los métodos antes descritos y nos quedaría algo así. En origen de los datos podemos ver que base de datos estamos utilizando ( abajo a la izquierda ) y si queremos editarla posteriormente para añadir o rectificar algún dato, tan sólo hay que seleccionarla y pulsar el botón editar.

Carta ejemplo:

Empezamos a escribir nuestra carta ( si no la teníamos ya escrita ) y en los lugares donde queremos que aparezcan los datos de los distintos destinatarios, ponemos el cursor y desplegamos el botón "Insertar campo combinado" y como vemos abajo se despliega la lista con los campos que hemos creado, seleccionamos y en nuestra carta aparecerá el nombre del campo.

 

Carta antes de previsualizar los resultados

Carta después de darle al botón previsualizar:

Aquí podemos ver que los campos se han sustituido por los datos reales, para ello hay que activar el botón "Vista previa resultados". Justo al lado podemos ver que hay un cuadrado con un número de registro, si vamos dando a las flechas iremos visualizando cada registro y podremos verificar que todo es correcto.

Carta después de previsualizar los resultados.

Cuando ya hemos terminado de preparar nuestra carta, podemos ir a la parte final que sería enviarla a nuestros contactos de correo electrónico. Para ello seleccionamos la opción " Finalizar y combinar " y del desplegable de las tres opciones seleccionamos " Enviar mensajes de correo electrónico".

Al seleccionar la opción se nos abre una ventana donde podemos seleccionar con que nombre se envía el correo, el asunto, el formato y los registro que queremos enviar. Hay que tener cuidado ya que una vez hagamos la selección y le demos al botón aceptar se envían inmediatamente los mails.

En caso de no querer hacerlo en ese momento tenemos la opción de guardar el documento y enviarlo más tarde, para ello le daremos a cancelar esta ventana y guardaremos el documento.

Esta es la manera rápida y fácil de realizar el mailing, también otro método de hacerlo es seleccionando paso paso por el asistente de combinación de correspondencia y la opción que queremos hacer y nos guiará paso a paso como su nombre indica. :-)

Gracias!!!

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